Réflexions et suggestions sur le fonctionnement du dispositif d’aide à la scolarité

Anne Boulo & Marc Villard 

Conseillers Consulaires Vietnam                                                       

Conseillers AFE  Asie-Océanie

 

Réflexions et suggestions sur le fonctionnement du dispositif d’aide à la scolarité

Conseillers Consulaires, Conseillers AFE, participant depuis plusieurs années aux Commissions des Bourses, et aujourd’hui aux Conseils Consulaires en formation Bourses scolaires (CCB), partageant expérience et réflexions avec nos collègues, nous avons l’impression depuis quelques années que l’étude des dossiers de demande de bourses scolaire est lentement passée d’une logique sociale à une logique administrative et comptable…

La « réalité » de la famille finit par être moins prise en compte que la conformité administrative de sa demande.

Les réflexions qui suivent sont nées de notre propre expérience, mais aussi d’échanges avec d’autres collègues Conseillers Consulaires. Elles ont pour but de susciter des interrogations, une réflexion et de proposer des pistes d’amélioration, afin de concilier sérieux dans l’utilisation des fonds publics et justice sociale.

Sommaire

  1. Prendre en compte le contexte particulier dans lequel vivent certaines familles

Complexité des législations et pratiques locales

Faire travailler de concert les Postes et les membres du CCB en amont de sa réunion

  1. Apporter des précisions et clarifications aux instructions spécifiques

Crédits à la consommation

Avantages en nature, voyages et billets d’avion

Utilisation à charge d’information recueillies sur les réseaux sociaux

III.  Mise à disposition des dossiers en amont du CCB

  1. Déroulement du CCB

Droit aux examens

Différence entre les revenus et avantages déclarés par la famille et ceux pris en compte par les Postes

Aides Familiales et Charges déductibles

  1. Procès-Verbal

Commentaires des membres du CCB

Envoi d’un PV non signé pour la rapidité de la saisie

  1. Décisions différentes entre CNB et CCB

VII.  Conclusion

    I.     Prendre en compte le contexte particulier dans lequel vivent certaines familles

Dans certains pays les demandeurs de bourses sont en situation très précaire du point de vue de la législation locale : pas de visas de résidence, pas de permis de travail. Ceci fait qu’ils ne peuvent fournir bon nombre de documents officiels (contrat de travail, bulletin de salaire, facture d’électricité, d’eau etc.).

Complexité des législations et pratiques locales

Dans ces mêmes pays la complexité des législations locales, les usages en matière de droit du travail, de fiscalité, d’immobilier et de comptabilité d’entreprise rendent difficile l’instruction des dossiers de demande de bourses scolaires (par la suite appelés dossiers) par les Postes.

Ceci peut conduire les Postes à proposer le Rejet de la demande et crée les difficultés suivantes :

  • Même si cette proposition s’avère infondée et qu’elle est ensuite modifiée en Ajournement voire Accord, elle reste indiquée dans le procès-verbal ;
  • Les Postes spécifient rarement dans le procès-verbal que ce Rejet provient de son erreur d’interprétation des documents qui lui ont été présentés et/ou ne les enlève pas des fiches « familles » en cas d’erreur manifeste ;
  • Cette première appréciation du Poste semble toujours prise en compte par la Commission Nationale des Bourses (CNB) même si elle est ensuite démentie dans la suite du procès-verbal et donne une première mauvaise impression sur la demande.

Nous préconisons :

  • Dans un premier temps, que les Postes s’abstiennent de faire des propositions de Rejet quand ils n’ont pas une bonne compréhension des documents fournis et que les « propositions » restent alors « ouvertes » pour discussion en CCB ;
  • Dans un second temps, une formation des agents des Postes aux spécificités locales ;
  • Et, de manière plus générale, une meilleure collaboration avec les membres du CCB, souvent acteurs économiques dans leur pays de résidence et bénéficiant d’une (très) bonne connaissance de ces sujets.

En effet :

  • La méthodologie actuelle et la chronologie des différentes actions entre le dépôt des dossiers par les familles et le premier CCB ne semblent pas, au moins pour certains Postes, être adaptées ;
  • Les moyens humains des Postes sont réduits ;
  • Le manque de connaissance dans différents domaines et, parfois, de la langue du pays font perdre beaucoup de temps aux agents et rend leur travail moins efficace et surtout moins impartial ;
  • Dans certains Postes, lors du pré-examen des dossiers les membres du CCB se livrent à un travail approfondi et, en tant que « personnes de terrain », ils en ont une compréhension beaucoup plus rapide… qui souvent les conduit à formuler une proposition différente du Poste.

Si cette « indépendance » entre le Poste et les membres du CCB dans l’étude des dossiers paraît dans un premier temps souhaitable, on se rend compte finalement qu’elle est source de perte de temps et d’incompréhension de part et d’autre.

Faire travailler de concert les Postes et les membres du CCB en amont de sa réunion

Il serait donc beaucoup plus efficace et rationnel que les Postes et membres du CCB travaillent de concert en amont du CCB pour l’étude des dossiers.

On pourrait par exemple imaginer le déroulement suivant :

  • Une fois le dossier reçu, enregistré et étudié par le Poste, celui ci- le mettrait, dans ses locaux, à disposition des membres du CCB qui le souhaitent avec la liste des questions en suspens ;
  • Les membres du CCB feraient alors le travail qu’ils font en pré-examen, apportant des réponses à des interrogations techniques et se rapprochant, s’il y a lieu, des familles pour apporter des compléments d’informations ou de nouvelles pièces ;
  • Les Postes pourraient alors faire une proposition en toute connaissance de cause et les CCB y gagneraient en efficacité et sérénité : les explications apportées par les membres du CCB n’apparaitront pas comme une contradiction au travail du Poste, et les familles seraient moins soumises à des stress parfois abusifs…

En outre cela allègerait le travail des Postes au moment même où une diminution de 10% de la masse salariale de la représentation française à l’étranger entraînera, quoiqu’on en dise, des réductions de personnel.

   II.      Apporter des précisions et clarifications aux instructions spécifiques

Concernant les instructions spécifiques, nous soulevons la nécessité de mieux préciser et clarifier certains points demandés dans les fiches de demande de bourses scolaires.

Crédits à la consommation

Nous avons déjà soulevé la question de la prise en compte ou-non des crédits à la consommation.

D’un point de vue comptable un crédit à la consommation constitue une dette puisqu’il implique un remboursement.

Il peut donc paraître curieux que celui-ci soit pris en compte comme un revenu sans pour autant que les remboursements soient pris en compte comme des charges.

Cette façon de procéder peut amener des familles à voir leur quotité de bourse diminuer, voire à se retrouver « hors barème », alors même que dans la grande majorité des cas le crédit à la consommation pallie un besoin urgent de trésorerie.

Un échange a été initié sur ce sujet avec le responsable de l’appui à la scolarité de la DFAE et l’AEFE qui est d’accord que des précisions devraient être apportées. Pour permettre une réponse plus formelle ce point a fait l’objet d’une question écrite commune dont vous trouverez l’intégralité en cliquant ici.

Avantages en nature, voyages et billets d’avion

Concernant les avantages en nature nous constatons que les Postes demandent de plus en plus souvent les justificatifs de financement des voyages et séjours professionnels tout comme des billets d’avion ou autres avantages pris en charge par des tiers.

La demande de présentation des justificatifs de dépenses prises en charge par des tiers n’est pas clairement exprimée dans la fiche de demande de bourses. Nous suggérons que cela le soit.

Utilisation à charge d’information recueillies sur les réseaux sociaux

L’administration consulaire a-t-elle le droit de surveiller les réseaux sociaux et d’utiliser les publications dans le cadre de l’instruction d’un dossier ? Quels sont les droits des familles dans ce contexte ?

Nous constatons lors des CCB que, lors de l’instruction des dossiers, certains postes explorent les réseaux sociaux et notamment les publications Facebook des familles et proposent le Rejet de la demande en utilisant à charge certaines publications.

Nous nous posons plusieurs questions liées à la légalité de l’utilisation de publications Facebook, et plus généralement de réseaux sociaux, dans l’instruction des dossiers et au respect des droits des personnes et de leur vie privée.

Ce point a fait l’objet d’une question écrite commune dont vous trouverez l’intégralité en cliquant ici.

  III.      Mise à disposition des dossiers en amont du CCB

Selon les instructions spécifiques, lors de la mise à disposition des dossiers, qui doit intervenir 8 jours au moins avant la tenue du CCB, les membres du Conseil Consulaire doivent disposer outre les documents administratifs fixant le cadre de la campagne ‘’des documents qui servent de support aux travaux de l’instance : barème, tarifs, fiche RESILIO, dossiers individuels (liste et dossiers contenant les pièces transmises par les demandeurs).’’

Une première remarque : il serait bon, de spécifier « 8 jours ouvrables »…

Afin que les membres du Conseil Consulaire ne travaillent pas « en aveugle » sur les dossiers il serait souhaitable qu’ils disposent également des observations et remarques des Postes qui ont conduit à la proposition faite.

Il ne s’agit nullement, comme il nous a été dit dans le passé, de faire un pré-CCB mais de comprendre ce qui a motivé la décision des Postes, et, quand il s’agit d’incompréhension voire de pièces manquantes, de travailler avec les familles pour apporter des explications ou pièces manquantes. L’idéal serait que les membres du Conseil Consulaire puissent lors de la pré-étude des dossiers avoir accès aux fiches « familles ».

IV.     Déroulement du CCB

Droit aux examens

Nous avons constaté que le Commission Nationale des Bourses (CNB) avait accepté des dossiers proposés au Rejet ou à l’Ajournement par les Postes quand il s’agissait d’élèves qui allaient entrer en classe de Première, Terminale ou de Troisième avec comme motif « Droit aux examens ».

Cette notion de « Droit aux examens » ne figure nullement dans les instructions.

Est-elle de la seule compétence de la CNB ou peut-elle être utilisée par le CCB dans le cas de dossiers pour lesquels il est difficile de se prononcer, ou de familles dont le dossier est incomplet mais dont la situation est bien connue des membres du CCB et/ou des Postes pour lesquelles l’apport de pièces complémentaires n’apporteraient rien à la compréhension de leur situation ?

Différence entre les revenus et avantages déclarés par la famille et ceux pris en compte par les Postes

Il peut arriver que les montants pris en compte par les Postes lors de l’instruction d’un dossier soient différents de ceux déclarés par la famille.

Bien souvent cette différence n’est pas expliquée dans la fiche « famille » présentée lors du CCB et ce dernier n’a donc pas la possibilité de juger si cela est fondé ou non.

Le temps imparti pour l’examen de chaque dossier ne permet pas de revenir systématiquement sur les calculs de quotités attribuées à chaque famille et, malheureusement, les erreurs ne peuvent être constatées qu’après coup…

Nous suggérons donc que chaque fois qu’il y a une différence entre les sommes déclarées et celles prises en compte par les Postes, que ce soit des revenus, des avantages en nature ou des charges, ceci soit clairement expliqué dans la fiche « famille » présentée.

Aides Familiales et Charges déductibles

Certaines charges déductibles (par exemple les cotisations CFE) sont parfois payées par des tiers (famille proche, amis) des demandeurs de bourses scolaires.

Il nous semblerait alors logique que soit :

  • Cette dépense étant une charge déductible elle ne soit pas ajoutée au revenu comme aide familiale. (Mais bien évidemment non déduite dudit revenu) ;
  • Que si elle ajoutée au revenu comme aide familiale, elle en soit ensuite déduite puisqu’il s’agit d’une charge déductible.

Nous souhaiterions que l’AEFE clarifie la doctrine sur ce point et nous avons posé une question écrite qui reprend les termes ci-dessus que vous pouvez retrouver ici.

   V.     Procès-Verbal

Commentaires des membres du CCB

Les membres du CCB sont invités à signer un procès-verbal déjà rédigé et sur lequel il est impossible d’intervenir autrement que par des annotations manuscrites souvent apposées au recto des remarques des Postes, voire en fin de procès-verbal.

Par ailleurs, on constate que, si une large place est faite aux observations des Postes, il n’en est pas de même pour les observations des membres du CCB, notamment lorsque les avis diffèrent.

En outre les arguments et/ou explications apportés par les membres du CCB qui ont amené à un changement radical de proposition (du Rejet à l’Accord) ne sont que très rarement exposés ou détaillés.

Enfin, les remarques concernant les familles se présentent parfois comme une suite d’informations, certaines anciennes, certaines contredites par les suivantes…

Dans ces conditions, dans la mesure où il nous a été indiqué que la proposition initiale des Postes telle qu’elle est formulée lors de la présentation du dossier en CCB devait figurer en tout début du procès-verbal, le lecteur peut avoir du mal à comprendre la logique qui a amené le CCB à formuler une décision différente qui peut alors apparaître comme illégitime ou infondée.

Nous suggérons que l’AEFE, plutôt que des instructions/suggestions sur la rédaction du procès-verbal, fournisse dans les instructions spécifiques un cadre type qui pourrait être comme suit :

 

Nous pensons que cette présentation serait beaucoup plus claire, lisible et ferait mieux ressortir le travail du CCB.

Envoi d’un PV non signé pour la rapidité de la saisie

Dans les Instructions, il est mentionné que pour faciliter la rapidité de la saisie, le procès-verbal non signé peut être envoyé à l’AEFE.

La lecture des commentaires qui précèdent sur la rédaction et la fiabilité du procès-verbal anticipe sur les doutes que soulèvent pour nous une telle pratique…

Nous nous interrogeons alors sur la prise en compte sincère du procès-verbal corrigé et des commentaires associés en cas de désaccord sur la rédaction du procès-verbal et la nécessité d’y apporter des corrections.

VI.     Décisions différentes entre CNB et CCB

Certains Conseils Consulaires s’étonnent que des propositions d’Accord, prises soit à l’unanimité ou après un vote majoritaire après examen du dossier et débat  lors du CCB, ne soient pas suivies par la CNB (exception faite bien évidemment de constatation comme perception d’aides sociales indues, etc.). Et ce, d’autant plus que les motifs des décisions de la CNB sont le plus souvent exprimés d’une manière sibylline dans le procès-verbal, qui ne permet pas de comprendre clairement pourquoi la demande est rejetée et d’y apporter les corrections nécessaires, s’il y a lieu.

De même nous nous interrogeons sur le processus de décision qui amène au Rejet définitif d’une demande en recours gracieux alors :

  • Qu’elle était proposée pour Accord en CCB1 ;
  • Puis, placée au Rejet ou à l’Ajournement par le CNB1
  • À nouveau proposée pour Accord en CCB2 après nouvel examen et discussion ;
  • Une fois encore placée au Rejet par la CNB2

Un recours gracieux est alors présenté , recours qui en principe, compte-tenu des décisions positives prises lors des deux sessions du CCB, devrait être soutenu par les Postes et malgré tout la demande est encore rejetée par l’AEFE…

Nous répondre, comme cela a déjà été fait, que les CCB n’ont qu’un rôle consultatif n’est ni éclairant, ni acceptable. Les familles ont le droit de savoir exactement ce qui est reproché à leur demande, et les membres des CCB au respect de leur travail.

VII.     Conclusion

Comme précisé en introduction de notre lettre, ces remarques et propositions sont le fruit d’un travail de terrain et ont pour seul but de simplifier et de clarifier le travail du Conseil Consulaire dans son ensemble et d’assurer un traitement équitable et socialement juste des familles qui déposent un dossier de demande de bourse scolaire afin de leur donner la possibilité d’intégrer le système éducatif français à l’étranger.

Nous vous remercions pour l’intérêt que vous y porterez et les apports que vous pourrez y faire.

Anne Boulo                                                                     Marc Villard

Version PDF cliquez ici

ou sur le lien ci-dessous.

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